POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MENTE SANA S.A.S.
- ALCANCE
Esta Política de Tratamiento de Datos personales se aplicará a todas las Bases de Datos
y/o Archivos que contengan Datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de
la empresa, como responsable y/o encargada del tratamiento de esta información. - IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
MENTE SANA S.A.S. Nit: 900.311.787-7 con domicilio en la Calle 67 23B-66 Manizales
Caldas, - DEFINICIONES
3.1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de Datos personales.
3.2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
3.3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de
tratamiento.
3.4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
3.5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como
Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
3.6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los
mismos.
3.7. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para
los participantes de actividades promocionales o afines, referenciación y cruces de
información.
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3.8. Titular: Persona natural cuyos Datos personales sean objeto de Tratamiento.
3.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
3.11. Transmisión: Tratamiento de Datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto
la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. - TRATAMIENTO
MENTE SANA S.A.S.., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos
personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el
fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime
Datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido
relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores,
acreedores. - FINALIDAD
Los Datos personales son objeto de Tratamiento por parte de MENTE SANA S.A.S. con
las siguientes finalidades:
5.1. Para el envío de información a sus trabajadores;
5.2. Para el suministro de información a las empresas encargadas de los servicios de
salud a los familiares de los trabajadores beneficiarios del sistema;
5.3. Para el reconocimiento, tratamiento y ejercicio de los derechos de los accionistas;
5.4. Para la interacción con pacientes, la verificación del cumplimiento de los estándares
de los contratos, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a
eventos, entre otros.
5.5. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus proveedores, a través de
la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus
obligaciones y la invitación a eventos, entre otros;
5.6. Para la verificación de saldos de sus acreedores;
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5.7. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información
financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones
incumplidas, respecto de sus deudores;
5.8. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos
comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
5.9. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de
mandatos judiciales o legales;
5.10. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a
personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, trabajadores, accionistas,
clientes, proveedores, acreedores y deudores para las finalidades antes mencionadas. - DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos personales sean objeto de tratamiento por parte
nuestra, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
6.1. Conocer los Datos personales sobre los cuales se está realizando el tratamiento por
nuestra parte. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus
datos sean actualizados o rectificados, si encuentra que sus datos son parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización que se nos fue otorgada para el tratamiento de
sus Datos personales.
6.3. Ser informado de nuestra parte, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado
a sus Datos personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la Ley de tratamiento de Datos personales.
6.5. Solicitar a MENTE SANA S.A.S. la supresión de sus Datos personales y/o revocar la
autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un
reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11
(PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES), de esta Política. No obstante, la solicitud
de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el
Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de
Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y nosotros,
en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos personales objeto de Tratamiento.
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4 - ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA
POLÍTICA
La gerencia. Tiene a su cargo la labor del desarrollo, implementación, capacitación y
observancia de éstas Políticas. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el
tratamiento de Datos personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a
reportar estas Bases de Datos a la gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata,
de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos
personales.
La gerencia también ha sido designada como área responsable de la atención de
peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá
ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la
autorización. - AUTORIZACIÓN.
MENTE SANA S.A.S. Debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los
Titulares de los Datos personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a
más tardar en el momento de la recolección de los Datos personales.
8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito
y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el
Titular manifieste su voluntad de autorizar que la empresa realice el Tratamiento de sus
Datos personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de
diferentes mecanismos puestos a disposición por MENTE SANA S.A.S. tales como:
Por escrito, diligenciando un formato de autorización.
De forma oral, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización,
por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de
una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes
para el tratamiento de sus Datos personales.
IMPORTANTE: En ningún caso MENTE SANA S.A.S asimilará el silencio del Titular a
una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado de nuestra parte, es
necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al
Titular, debe informársele claramente:
Los Datos personales que serán recolectados.
La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del
tratamiento.
Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir:
cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos
personales.
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Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos personales; para el
efecto ver el numeral 6 (Derechos los Titulares) de ésta Política.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando
éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad. - DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de tratamiento de Datos personales, se consideran como datos de
naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar
discriminación, tales como los relacionados con:
Origen racial o étnico.
Orientación política.
Convicciones religiosas / filosóficas.
Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos
humanos o a partidos políticos.
Salud.
Vida sexual.
Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley,
salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras
excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además
de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, MENTE SANA S.A.S.
deberá:
Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a
autorizar su tratamiento.
Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son
sensibles y la finalidad del tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos
personales sensibles. - DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES DE MENORES DE EDAD.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto
1377 de 2013, la empresa sólo realizará el tratamiento, esto es, la recolección,
almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos personales correspondientes a
menores de edad, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés
superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos
fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, la empresa deberá obtener la Autorización del
representante legal del menor de edad, previo ejercicio del menor, de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto.
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6 - PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES,
CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS
PERSONALES
Los Titulares de los Datos personales que estén siendo recolectados, almacenados,
utilizados, puestos en circulación por la empresa, podrán ejercer en cualquier momento
sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la
autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la
Ley de tratamiento de Datos personales:
11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
¿En qué consiste el trámite?. El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MENTE
SANA S.A.S., a través de los medios indicados más adelante:
Información sobre los Datos personales del Titular que son objeto de tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el tratamiento de sus
Datos personales.
Información respecto del uso que se le ha dado de nuestra parte a sus datos
personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
MENTE SANA S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de
peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a MENTE SANA S.A.S. en calle 67 23B-66 Manizales Caldas.
Solicitud presentada al correo electrónico: mentesanamanizales@gmail.com.
Atención y respuesta por parte de MENTE SANA S.A.S.:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible
atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición
o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
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11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MENTE
SANA S.A.S., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales
indicados más adelante:
La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para
el tratamiento de los mismos.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley de tratamiento de Datos personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o
reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los
documentos que se quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
MENTE SANA S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de
quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
Comunicación dirigida a la MENTE SANA S.A.S. en la calle 67 23B-66. Manizales
Caldas.
Solicitud presentada al correo electrónico: mentesanamanizales@gmail.com.
Atención y respuesta por parte de MENTE SANA S.A.S.:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, MENTE SANA S.A.S. deberá requerir al
interesado dentro de los quince (15) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que
ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a la gerencia, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una
leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a
cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo
sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
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8 - SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
MENTE SANA S.A.S.., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento
de Datos personales proporcionara:
Las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
La obligación y responsabilidad de la empresa se limita a disponer de los medios
adecuados para este fin.
La empresa no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza
por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por
parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos
personales objeto de tratamiento por parte de la empresa y sus encargados.
La empresa exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y
cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para
el tratamiento de los Datos personales en relación con los cuales dichos
proveedores actúen como Encargados. - TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES.
MENTE SANA S.A.S. Podrá revelar a sus compañías vinculadas, los Datos personales
sobre los cuales realiza el tratamiento, para su utilización conforme a esta Política de
Tratamiento de Datos personales.
Igualmente la empresa podrá entregar los Datos personales a terceros no vinculados
cuando:
Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de nuestras
actividades.
Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona
la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos personales, que se
suscriban entre la empresa y los Encargados para el tratamiento de Datos personales, se
exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Tratamiento de Datos
personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
Dar Tratamiento, a nombre de empresa a los Datos personales conforme los
principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos
personales.
Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos personales.
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9 - LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Tratamiento de Datos personales, se rigen por lo dispuesto en la
legislación vigente sobre tratamiento de los Datos personales a los que se refieren el
Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1727
de 2009, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015,
Capítulo 25, Sección 3, artículo 2.2.2.25.3.1, y demás normas que las modifiquen,
deroguen o sustituyan. - VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento de Datos personales está vigente desde el treinta (30) de
noviembre de 2016.
BLANCA MERY SÁNCHEZ GÓMEZ